CHÍNH SÁCH CÔNG TY

I. CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Căn cứ pháp lý: theo nghị định bảo vệ dữ liệu cá nhân số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 17 tháng 04 năm 2023 và có hiệu lực ngày 01/07/2023

A. Cam kết và sự đồng thuận

Công ty TNHH Nakashima Việt Nam (sau đây gọi tắt là NVC) tuân thủ các nguyên tắc bảo mật sau đối với dữ liệu cá nhân.

Việc chấp nhận, đồng ý chính sách này cùng các nội dung điều chỉnh, cập nhật chính sách này được thực hiện theo hợp đồng lao động, hợp đồng/thỏa thuận dịch vụ, các văn bản, hồ sơ có liên quan đến cung cấp thông tin và thỏa thuận của các bên liên quan. Hình thức thể hiện sự đồng ý có thể dưới dạng văn bản, đánh dấu vào ô đồng ý bao gồm cả trên các định dạng điện tử, ...

Sự im lặng hoặc không phản hồi của chủ thể dữ liệu không được coi là sự đồng ý.

Chính sách này áp dụng cho dữ liệu cá nhân thuộc quyền sở hữu hoặc dưới sự kiểm soát của NVC và dữ liệu cá nhân được NVC thu thập, sử dụng, tiết lộ và / hoặc xử lý tại Việt Nam/ ngoài Việt Nam.

Chính sách sẽ áp dụng cho tất cả người lao động và các bên thứ ba có liên quan đến kinh doanh với công ty như sau:

1. NVC thu thập, sử dụng, lưu trữ, truy cập hợp pháp vào dữ liệu cá nhân và xử lý dữ liệu đó một cách minh bạch.

B. Phân loại thông tin cá nhân

2. Chính sách bảo vệ mọi loại dữ liệu được thu thập với sự đồng ý của chủ sở hữu dữ liệu, bao gồm nhưng không giới hạn và có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của NVC và pháp luật như sau:

2.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản:

a) Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);

b) Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;

c) Giới tính;

d) Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;

e) Quốc tịch;

f) Hình ảnh của cá nhân;

g) Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;

h) Tình trạng hôn nhân;

i) Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con cái);

k) Thông tin về tài khoản số của cá nhân; dữ liệu cá nhân phản ánh hoạt động, lịch sử hoạt động trên không gian mạng;

l) Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể không thuộc Nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

2.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: là dữ liệu cá nhân gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân mà khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân gồm:

a) Quan điểm chính trị hoặc tôn giáo;

b) Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án, không bao gồm thông tin về nhóm máu;

c) Thông tin liên quan đến nguồn gốc chủng tộc hoặc dân tộc;

d) Thông tin về đặc điểm di truyền được thừa hưởng hoặc có được của cá nhân;

e) Thông tin về thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học riêng của cá nhân;

f) Thông tin về đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân;

g) Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;

h) Thông tin khách hàng của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, các tổ chức được phép khác, gồm: Thông tin định danh khách hàng theo quy định của pháp luật, thông tin về tài khoản, thông tin về tiền gửi, thông tin về tài sản gửi, thông tin về giao dịch, thông tin về tổ chức, cá nhân là bên bảo đảm tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;

i) Dữ liệu về vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị;

j) Dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định là đặc thù và cần có biện pháp bảo mật cần thiết.

C. Mục đích xử lý

3. NVC sẽ chỉ xử lý dữ liệu nếu và trong phạm vi

a) Dữ liệu cá nhân đã đạt được sự đồng ý của chủ sở hữu dữ liệu;

b) Việc xử lý là cần thiết cho mối quan hệ của các bên;

c) Việc xử lý là cần thiết để tuân thủ mọi nghĩa vụ pháp lý;

d) Việc xử lý nó để thúc đẩy lợi ích kinh doanh hợp pháp;

e) Cần thiết cho hiệu quả công việc của người lao động.

4. NVC thu thập thông tin với sự đồng ý rõ ràng của chủ sở hữu dữ liệu và sử dụng thông tin đó cho các mục đích hợp pháp, rõ ràng được nêu trong chính sách này và không vì mục đích nào khác, như sau:

a) Thanh toán lương, thưởng, trợ cấp và các khoản lợi ích khác cho Người lao động theo thỏa thuận tại Hợp đồng lao động, quy chế nội bộ công ty và pháp luật lao động;

b) Đăng ký và tham gia hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các loại bảo hiểm tự nguyện khác theo quy chế nội bộ của Công ty (nếu có);

c) Kê khai và đóng các loại thuế, phí theo quy định của pháp luật lao động;

d) Để thực hiện và tuân thủ với các thỏa thuận của Công ty với các bên khác, trong đó pháp luật cho phép các bên khác được quyền sử dụng dữ liệu cá nhân của Người lao động;

e) Để tạo dữ liệu, báo cáo và thống kê cho Công ty hoặc trên cơ sở yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền hoặc cho các bên thứ ba khác có liên quan của Công ty;

f) Để thực hiện các hoạt động khác có liên quan đến việc quản lý và vận hành nội bộ mà Công ty cho là phù hợp tại từng thời điểm và đảm bảo sự hợp pháp trong việc sử dụng dữ liệu cá nhân của Người lao động;

g) Cho các mục đích khác không trái với pháp luật hiện hành và được sự đồng ý bằng văn bản của Người lao động, ngoại trừ các trường hợp không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu như sau:

+ Trong trường hợp khẩn cấp, cần xử lý ngay dữ liệu cá nhân có liên quan để bảo vệ tính mạng, sức khỏe của chủ thể dữ liệu hoặc người khác;

+ Việc công khai dữ liệu cá nhân theo quy định của luật;

+ Việc xử lý dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp:

- Tình trạng khẩn cấp về quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, thảm họa lớn, dịch bệnh nguy hiểm;

- Khi có nguy cơ đe dọa an ninh, quốc phòng nhưng chưa đến mức ban bố tình trạng khẩn cấp;

- Phòng, chống bạo loạn, khủng bố, phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật theo quy định của luật;

+ Để thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng của chủ thể dữ liệu với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của luật;

+ Phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước đã được quy định theo luật chuyên ngành;

+ Các hoạt động ghi âm, ghi hình và xử lý dữ liệu cá nhân thu được tại nơi công cộng (có thông báo trước) bởi các cơ quan tổ chức có thẩm quyền với mục đích bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, quyền, và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

+ Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng của chủ thể dữ liệu theo quy định của pháp luật.

5. NVC chỉ thu thập dữ liệu đầy đủ, phù hợp và có giới hạn cho mục đích thu thập dữ liệu.

6. NVC thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân một cách chính xác nhất có thể.

7. Dữ liệu cần thiết để điều hành doanh nghiệp và từ đó NVC tạo ra doanh thu, dữ liệu được thu thập với sự đồng ý miễn phí và vì mục đích hợp pháp sẽ vẫn là tài sản của NVC và NVC sẽ có quyền tối cao để sử dụng dữ liệu đó một cách hợp pháp.

D. Cách thức xử lý và biện pháp bảo vệ

8. NVC sẽ tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân thông qua các bản in, bản ghi âm, ghi hình hoặc dưới hình thức thông điệp dữ liệu điện tử, ... đồng thời thực hiện các biện pháp thích hợp và cần thiết để ngăn chặn việc tiết lộ, mất mát hoặc phá hủy thông tin cá nhân mà NVC xử lý và để quản lý thông tin một cách an toàn.

a) Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng ngay từ khi bắt đầu và trong suốt quá trình xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu có sự cố xảy ra, NVC sẽ cố gắng ngăn chặn mọi thiệt hại lây lan và sẽ nhanh chóng thực hiện hành động khắc phục.

b) Các trưởng bộ phận theo phân công nhiệm vụ phụ trách tiếp nhận, kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thông qua phương tiện, thiết bị phục vụ xử lý dữ liệu cá nhân.

c) Bộ phận IT phụ trách kiểm tra an ninh mạng đối với hệ thống và phương tiện, thiết bị phục vụ xử lý dữ liệu cá nhân trước khi xử lý, xoá không thể khôi phục được hoặc hủy các thiết bị chứa dữ liệu cá nhân.

9. Dữ liệu cá nhân sẽ được NVC lưu giữ dưới dạng vật lý tại công ty, lưu trữ dưới dạng điện tử trên các máy tính của NVC trong thời gian cần thiết.

10. Nếu NVC ủy thác việc xử lý tất cả hoặc một phần thông tin cá nhân của mình cho bên thứ ba, NVC sẽ kiểm tra kỹ lưỡng bên thứ ba và sẽ tiến hành giám sát thích hợp và cần thiết của bên thứ ba để đảm bảo rằng thông tin cá nhân đã ký gửi được xử lý đúng cách.

11. Nếu NVC nhận được yêu cầu từ một cá nhân tiết lộ, ngừng sử dụng hoặc thực hiện một số hành động khác liên quan đến thông tin cá nhân của cá nhân đó, NVC sẽ nhanh chóng tuân thủ, trừ trường hợp luật pháp có quy định khác. Tuy nhiên, nếu NVC không thể xác nhận danh tính của cá nhân, thì Công ty sẽ không tuân thủ yêu cầu. Nếu có sai sót trong thông tin cá nhân của một cá nhân và cá nhân đó yêu cầu sửa lại hoặc thêm hoặc xóa thông tin cá nhân, NVC sẽ điều tra sự việc và sau đó sẽ nhanh chóng thực hiện theo yêu cầu của danh tính. Tuy nhiên, nếu NVC không thể xác nhận danh tính của cá nhân, thì Công ty sẽ không tuân thủ yêu cầu.

12. Trong trường hợp vi phạm dữ liệu, NVC sẽ thông báo cho các cá nhân và cơ quan có thẩm quyền thích hợp trong vòng 72 giờ kể từ khi vi phạm.

13. NVC sẽ tiến hành xử lý kỷ luật đối với các nhân viên vi phạm các quy định của chính sách này theo nội quy lao động, và nếu vi phạm gây ra thiệt hại sẽ phải bồi thường thiệt hại theo nội quy lao động, quy định của công ty và các quy định của pháp luật.

14. Trường hợp khác không được nêu trong Chính sách này sẽ được thực hiện theo quy định hiện hành của chính phủ. NVC sẽ cố gắng để liên tục cập nhật hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân. Theo đó, chính sách này có thể được thay đổi mà không báo trước..

II. CHÍNH SÁCH CHỐNG HỐI LỘ

Công ty hoạt động kinh doanh công bằng, trung thực và minh bạch. Không thực hiện đưa hoặc nhận hối lộ, dù trực tiếp hay gián tiếp, để đạt được lợi thế kinh doanh.

Công ty, nhân viên của công ty không được tặng, hứa hẹn, phê duyệt, tham gia hoặc ủy quyền, dù trực tiếp hay thông qua bên trung gian, trong việc trao Bất cứ Thứ gì có Giá trị cho bất kỳ nhân viên/ tổ chức thương mại nhằm mục đích tác động đến hành động của họ (hoặc đảm bảo họ không hành động) và/hoặc nhằm có được lợi thế kinh doanh.

Công ty không chấp nhận bất cứ hình thức tham nhũng nào của cá nhân và không tham gia vào bất cứ hình thức khích lệ hoặc chi trả trái đạo đức nào.

Trong trường hợp cán bộ công nhân viên của công ty có bất kỳ vi phạm về chính sách chống hối lộ này, xin vui lòng liên lạc với chúng tôi

III．THAY ĐỔI CHÍNH SÁCH

Chính sách này có thể được thay đổi mà không cần thông báo để cải thiện nó hoặc nếu các luật liên quan được sửa đổi hoặc nếu xảy ra một số lý do thích hợp khác.

Nếu chính sách được thay đổi, chính sách đã thay đổi sẽ có hiệu lực ngay khi được đăng trên trang web này, trừ khi Công ty có quy định khác.